Con el nuevo año es habitual que profesionales y empresas se planteen buenos propósitos con los que mejorar sus dinámicas y resultados respecto al periodo anterior. Uno bastante habitual está relacionado con la productividad y, en concreto, con el aprovechamiento que se hace del tiempo. No se trata de trabajar más horas de las necesarias. Desde la entrada en vigor de la Ley de Registro Horario, este aspecto se controla cada vez más en las empresas. Además, alargar la jornada resulta contraproducente, genera desmotivación y puede provocar problemas de salud en la plantilla. El verdadero reto está en aprovechar mejor el tiempo de trabajo.
“Un cambio de ciclo suele traer consigo novedades en cuanto a la redefinición de objetivos, composición de equipos o metodologías de trabajo. Y, aunque el objetivo de estos cambios es optimizar los tiempos de trabajo, paradójicamente, los arranques de año suelen ser más improductivos que otros meses del calendario. Tradicionalmente, esto se ha achacado a que cuesta recuperar el ritmo tras el parón navideño, pero el problema es más de fondo”, advierte Joan Pons, CEO de WorkMeter.
Para este experto, no es que enero genere nuevos problemas de productividad, sino que “actúa como un espejo que hace visibles dinámicas de trabajo poco eficientes que muchas organizaciones arrastran desde hace tiempo y que no terminan de corregirse”. Este patrón, añade, “se repite cada año en empresas de distintos tamaños y sectores, lo que indica que el problema no es coyuntural, sino estructural en la forma de organizar el trabajo”, apunta.
Esta empresa española, especializada en soluciones digitales de medición de tiempos de trabajo, registro horario y productividad, ha analizado cuáles son los principales “ladrones de tiempo” que siguen lastrando la productividad de las empresas españolas a partir del análisis agregado de dinámicas de trabajo habituales en organizaciones de distintos sectores. Unos problemas que se acentúan durante los meses de enero y febrero. Principales ladrones de tiempo:
Reuniones excesivas, sin foco y sin tiempo límite. Las reuniones, tanto presenciales como digitales, siguen siendo una de las principales fuentes de improductividad empresarial. En general, hay muchas, son dispersas, largas, poco operativas y con demasiados participantes. Por ello, se apuesta por celebrar reuniones únicamente cuando son realmente necesarias y con las personas justas, aquellas que tienen algo que aportar. También es imprescindible que esas reuniones se ciñan a un orden del día previamente especificado y que se establezca una duración máxima (nunca mayor de 30 minutos).
Impuntualidad. Que un profesional no acuda a tiempo a una reunión, una videollamada o una cita comercial, además de una falta de educación y de profesionalidad, es un pequeño desastre organizativo. No solo provoca que esa acción se retrase, sino que también retrasa en cascada todas las tareas programadas a continuación. Y, lo que es peor, no solo se pierde el tiempo del empleado impuntual, sino el de sus compañeros que sí acudieron a su hora y se quedaron esperándole. Incluso en el caso de que el retraso esté justificado, hay que asegurarse de avisar con tiempo o, en su caso, de cancelar la reunión para liberar al resto de participantes.
Mal uso de la tecnología. La tecnología y las aplicaciones digitales están para ayudar a los profesionales a gestionar mejor su tiempo, no para que se enreden en ellas de manera improductiva. Malas prácticas, como esos hilos interminables de correos electrónicos, en los que se copia innecesariamente a muchas personas, son un foco de tiempo perdido. En cambio, sí se puede y se debe hacer un uso inteligente de herramientas colaborativas para chequear el calendario y estado de nuestros compañeros y saber si están o no libres para atender a una reunión o una llamada.
Planificación deficiente proyectos. El trabajo por proyectos es una de las formas más eficientes de asignar recursos de trabajo… si se hace bien. De lo contrario, puede ser un caos. ¿Están los equipos bien diseñados? ¿Están las cargas de trabajo equilibradas? ¿Se han asignado recursos humanos y técnicos suficientes? ¿Se está cumpliendo el calendario previsto? La falta de visibilidad sobre el estado real de los proyectos y sobre la carga efectiva de trabajo de los equipos es uno de los principales focos de ineficiencia organizativa. En este contexto, una herramienta de gestión de proyectos como la de WorkMeter permite responder en tiempo real a estas y otras cuestiones clave, detectar cuellos de botella, anticipar desviaciones y apoyar una toma de decisiones más ágil e informada, de modo que los proyectos avanzan sin demoras innecesarias y se mantienen dentro de los parámetros previstos de eficiencia y rentabilidad.
Procesos internos y objetivos poco definidos. La improvisación es otro pozo sin fondo de improductividad. Los trabajadores necesitan tener claro cuáles son los objetivos que persiguen y los procedimientos que deben seguir para alcanzarlos. Lo contrario es solo dar palos de ciego, sin feedback que les indique si van o no en la dirección correcta ni directrices que les ayuden a redirigir el rumbo en caso necesario.
Exceso de burocracia. El trabajo administrativo es necesario, pero también un gran consumidor de tiempo de trabajo. Las empresas que se empeñan en seguir realizando manualmente determinadas tareas que la tecnología ya permite automatizar están condenadas a perder un tiempo valioso que sus profesionales podrían emplear en tareas de mayor valor añadido.
No medir los tiempos de trabajo. Pero el principal ladrón de tiempo de las empresas es… no medirlo. Una vez más, no monitorear el tiempo que lleva realizar una determinada tarea implica la incapacidad para saber si se está yendo en la buena dirección, si hace falta un refuerzo o si es necesario introducir mejoras en las dinámicas de trabajo. No hacer ese ejercicio de evaluación condena a los equipos a repetir errores y a perder una cantidad (indeterminada, pero, con toda seguridad, grande) de tiempo. No se trata de controlar a las personas, sino de entender mejor los procesos para poder mejorarlos de forma continua.
Nota:rrhhdigital.com
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