La comunicación interna debe ser capaz de conectar eficazmente a las personas sin importar dónde se encuentren, lo cual es difícil de lograr sin herramientas que puedan analizar el contexto y adaptar los mensajes de acuerdo con las condiciones específicas de cada entorno de trabajo.

La comunicación interna en las empresas ha evolucionado significativamente en las décadas recientes, pasando de simples boletines y memorandos a intrincados sistemas de mensajería y plataformas digitales. Sin embargo, diversas organizaciones enfrentan serios desafíos para mantener su efectividad. Estos retos se agravan si además no se adoptan aplicaciones y mejores prácticas basadas en inteligencia artificial(IA).

Uno de los principales problemas que enfrentan las organizaciones es la falta de personalización en la comunicación. Recibir mensajes genéricos puede resultar contraproducente. Los colaboradores, que provienen de diferentes generaciones, culturas y niveles de experiencia, requieren mensajes que se adapten a sus necesidades individuales. 

Otro desafío crítico es la sobrecarga de información. En la era digital, los colaboradores están constantemente bombardeados con correos electrónicos, mensajes instantáneos, notificaciones de aplicaciones y más. Esta saturación conduce a la fatiga, donde los empleados se vuelven insensibles a los mensajes internos, ignorando contenidos importantes que podrían influir en su desempeño o en la cultura de la empresa.

La falta de retroalimentación efectiva es otro problema significativo. Las encuestas anuales y las sesiones de feedback, aunque útiles, suelen ser insuficientes para captar el pulso real de los colaboradores. Sin herramientas de análisis de datos avanzadas, las organizaciones pueden pasar por alto signos tempranos de descontento o malestar entre los empleados, lo que podría desembocar en altos niveles de rotación, baja moral y disminución de la productividad.

Además, la dispersión geográfica de los equipos, especialmente en un contexto donde el trabajo remoto y los modelos híbridos se han vuelto la norma, plantea un reto adicional. La comunicación interna debe ser capaz de conectar eficazmente a las personas sin importar dónde se encuentren, lo cual es difícil de lograr sin herramientas que puedan analizar el contexto y adaptar los mensajes de acuerdo con las condiciones específicas de cada entorno de trabajo.

Claves para aprovechar la IA en la comunicación interna
A continuación, se presentan cinco acciones clave que una organización podría adoptar para mejorar su comunicación interna hacia sus colaboradores, utilizando aplicaciones y prácticas innovadoras de IA.

» 1. Recolección y análisis de datos sobre la percepción y satisfacción del colaborador

La IA permite a las empresas recolectar datos en tiempo real a través de encuestas dinámicas, análisis de sentimiento en correos electrónicos y plataformas de comunicación interna, así como monitorear las interacciones en redes sociales corporativas. Mediante el análisis de estos datos, las organizaciones pueden identificar patrones y tendencias en la percepción de los colaboradores, lo que permite ajustar la estrategia para ser más efectiva. Además, la inteligencia artificial puede segmentar a los colaboradores en grupos basados en su comportamiento y preferencias, lo que facilita la creación de mensajes que resuenen profundamente con cada grupo. 

» 2. Pronóstico de desempeño de temas y contenidos de la comunicación

Utilizando algoritmos de machine learning, las empresas pueden analizar el rendimiento histórico de diferentes tipos de mensajes y prever cuáles tendrán el mayor impacto en el futuro. Por ejemplo, la IA ayuda a identificar qué temas generan mayor compromiso o qué tipos de contenido son más propensos a ser ignorados. Esto permite planificar y priorizar los temas que abordarán en sus mensajes, asegurando que los colaboradores reciban información relevante y de valor, lo que a su vez mejora su compromiso y productividad.

» 3. Pronóstico de desempeño de los medios, canales y plataformas de la comunicación

A través del análisis de datos históricos y patrones de comportamiento de los colaboradores, la inteligencia artificial puede predecir qué canales serán más prácticos para ciertos tipos de mensajes o segmentos de la fuerza laboral. Por ejemplo, la IA podría sugerir que para un grupo de empleados jóvenes, un mensaje entregado a través de una aplicación móvil será más efectivo que un correo electrónico tradicional. O bien, que los mensajes críticos sobre cambio y transformación tienen mejor recepción si se comunican en reuniones virtuales en lugar de boletines electrónicos. La capacidad de la IA para personalizar y optimizar la entrega de mensajes en función de estas predicciones garantiza que la información llegue de manera más efectiva a los colaboradores. 

» 4. Recolección y análisis de datos sobre conversaciones adversas entre los colaboradores

Si no se gestionan adecuadamente, estas interacciones pueden escalar y afectar la moral, la cohesión del equipo y, en última instancia, la productividad de la organización. La IA ayuda a identificar patrones en estas conversaciones mediante correos electrónicos y otras plataformas de comunicación interna, siempre respetando el monitoreo de chats, privacidad y ética corporativa. Al analizar los datos, la IA puede alertar a los responsables de RH sobre posibles conflictos antes de que se agraven, permitiendo que se tomen medidas preventivas. Además, este análisis proporciona información valiosa sobre las causas subyacentes de las tensiones, lo que facilita la implementación de soluciones más efectivas y duraderas.

» 5. Mejora del lanzamiento oportuno de las campañas de comunicación

Un mensaje entregado en el momento incorrecto puede ser fácilmente ignorado o malinterpretado. Con el uso de inteligencia artificial, las empresas pueden analizar datos históricos y patrones de comportamiento para determinar la fecha y horario óptimos para enviar diferentes tipos de contenidos. Por ejemplo, la IA podría identificar que ciertas difusiones tienen una mayor tasa de apertura y lectura cuando se envían a principios de semana, mientras que otros podrían tener mejor recepción en la tarde. 

Beneficios de un cambio en la comunicación interna con IA
La implementación de la Inteligencia Artificial en la comunicación interna ofrece múltiples beneficios que pueden transformar la dinámica organizacional. No obviemos que la personalización y el análisis de métricas aumentará el compromiso y la satisfacción de los colaboradores, lo que se traduce en un mejor desempeño y una menor rotación de personal.

Nota: el economista.com