Hay una pregunta que hago siempre al empezar un proyecto, delante de todo el equipo: ¿quién usa aquí inteligencia artificial para trabajar? Se levantan dos o tres manos, casi siempre las mismas, y alguien bromea. Luego hacemos la misma pregunta por escrito y en anónimo, y la foto no se parece en nada. Aparece medio equipo. Aparecen personas que llevan meses usándola todos los días y no se lo habían contado a nadie.
Ese hueco entre las dos respuestas es, para mí, el dato más importante de cualquier diagnóstico. Y no es un problema de tecnología. Es un problema de personas, que es otra manera de decir que es vuestro.
Empecemos por lo que no está pasando: la gente no lo esconde por mala fe. Lo esconde por dos razones bastante razonables. La primera es que nadie le ha dicho que se pueda. En ausencia de permiso explícito, cualquier persona sensata asume que no lo hay, y como la herramienta le sirve, la usa y calla. La segunda es peor y es la que de verdad manda: si cuento que esto que me llevaba tres horas ahora me lleva veinte minutos, ¿qué pasa conmigo? Nadie va a levantar la mano para explicar cómo se ha vuelto prescindible.
Mientras eso ocurre, lo que hay en la práctica es esto. Se usa la cuenta personal, casi siempre la versión gratuita, en la que lo que pegas puede acabar entrenando al modelo. Y lo que se pega no es inocuo, porque la gente usa la IA para lo que le cuesta trabajo: un CV que hay que resumir, una evaluación de desempeño que hay que redactar mejor, una carta de despido, un listado con nombres y salarios que hay que ordenar. Los datos más sensibles de la casa suelen ser precisamente los de Recursos Humanos, y son de los primeros que salen por esa puerta sin que nadie se dé cuenta.
Y aquí llega la reacción natural, que es prohibir. Entiendo el impulso y creo que es un error que sale caro. Si prohíbes sin dar alternativa, no eliminas el uso: eliminas la visibilidad. La herramienta se va al móvil personal, donde no ves nada, no puedes auditar nada y no puedes enseñar a nadie a usarla bien. La prohibición es la única política que garantiza a la vez uso alto y control cero. Es el peor de los dos mundos.
Lo que sí funciona, y es sorprendentemente barato, empieza por algo que no es un documento. Es una amnistía. Decir en voz alta, delante de todos y con la dirección presente: cuéntanos qué estás usando, no va a pasar nada, no vamos a abrir expediente a nadie. La primera vez que se hace da algo de vértigo y siempre sale información incómoda. También sale el mapa real de por dónde está entrando la IA en tu empresa, que es exactamente lo que necesitas antes de escribir una sola norma. Ninguna política escrita sin ese mapa se parece a la realidad.
Después, herramienta con cuenta de empresa. Aunque sea una, aunque sea para un grupo pequeño al principio. El día que la gente tiene una alternativa legítima, el uso en la sombra se desploma solo, sin necesidad de vigilar a nadie.
Y luego la parte que más nos ha costado encontrar: unas reglas que alguien sea capaz de recordar. Las políticas de IA de doce páginas no se leen y por tanto no existen. La que a nosotros nos funciona son dos cajones. En el primero está lo operativo compartido, que es todo lo que ya circula normalmente por el Drive de la empresa; ahí se trabaja con IA con tranquilidad. En el segundo está lo sensible privado: nóminas, salud, evaluaciones, disciplinarios, legal; ahí no se entra sin una herramienta corporativa y un motivo. Dos cajones se explican en treinta segundos y la gente los usa. Doce páginas no.
Hay una idea más, que es técnica pero se entiende rápido y a mí me ordenó bastante la cabeza: los asistentes se comparten, las llaves no. Puedes tener un mismo asistente para toda la empresa, pero corriendo con los permisos de cada persona, de modo que solo ve lo que esa persona ya podía ver. Suena obvio y casi nunca se hace así. Lo que se monta es un asistente con acceso a todo y una lista de quién puede preguntarle, que es una forma cara de crear un agujero.
Queda lo difícil, y es de RRHH de arriba abajo. El miedo al puesto no se resuelve con una política ni con una herramienta. Se resuelve diciendo con palabras, y sosteniéndolo con hechos, qué va a pasar con el tiempo que se libera. Si la respuesta es que se reinvierte en trabajo que hoy no llegáis a hacer, hay que decirlo, repetirlo y demostrarlo la primera vez que a alguien le sobren cuatro horas a la semana. Y si la respuesta honesta es otra, también hay que decirlo, porque la gente lo va a averiguar igual y entretanto habrá escondido toda su productividad. No conozco ninguna organización que haya adoptado IA de verdad teniendo esa conversación pendiente.
Así que la pregunta no es si tu plantilla usa inteligencia artificial. Eso ya está contestado y la respuesta es sí. La pregunta es si te lo cuenta. Y eso no lo arregla ninguna licencia: lo arregla que dentro de tu empresa sea seguro decirlo.
Nota:rrhhdigital.com
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