La planificación de reuniones individuales es esencial en el liderazgo de equipos. Sentarse de forma periódica con los trabajadores de nuestro equipo y establecer una comunicación directa y un feedback constructivo, es imprescindible en la gestión del día a día. En este artículo hablamos de cómo gestionar las reuniones One to One para caminar hacia la mejora continua, el desarrollo de habilidades o el fortalecimiento de las relaciones laborales en la empresa.

En qué consisten las reuniones individualizadas con nuestros empleados
El día a día de las empresas genera, en muchas ocasiones, un sinfín de obstáculos en la comunicación entre responsables y empleados. Si los primeros no consiguen resolver esta cuestión, es muy probable que el rendimiento del empleado, su motivación o la organización de las tareas puedan sufrir desviaciones o no alcanzar los objetivos planteados previamente.

Por lo tanto, el gerente, mando intermedio o el responsable de equipo debe establecer reuniones One to One con sus empleados.

Las características principales de este tipo de reuniones, son las siguientes:

Concreción: son reuniones que deben llevar una agenda estructurada por parte del responsable. Tratar temas concretos definidos previamente ayudará a avanzar en este tipo de reuniones.
Seguimiento del desempeño: igualmente, deben servir para analizar el rendimiento y la productividad de cada empleado. Será el responsable quién mostrará información sobre dicho rendimiento, pero también el empleado el que podrá aportar su propia visión respecto de su tarea diaria.
Establecimiento de objetivos y plan de acción: tanto el responsable como el trabajador, una vez identificados los obstáculos y puntos de mejora, definirán el plan de actuación a corto plazo de cara a solucionar estas desviaciones.
Momentos de conversación personal y profunda: de igual forma, será un espacio para analizar emociones, motivaciones, deseos y necesidades de tipo personal de cada empleado con el objetivo de alcanzar un mejor bienestar laboral del mismo.

Guía básica para gestionar las reuniones One to One con éxito
Las reuniones que realizamos con cada uno de los miembros de nuestro equipo son, básicamente, un modelo de coaching personalizado que incide en los aspectos profesionales pero también en aquellos elementos personales que pueden incidir en el día a día del trabajador.

Para llevar a cabo con éxito este tipo de encuentros, el responsable de personal o de equipo debería seguir algunos de los siguientes pasos:

Realizar un proceso previo de recogida de datos: utilizando fórmulas como la observación, el check list de procesos o el análisis de datos objetivos.
Comunicar a nivel general e individual el evento: explicando en qué consistirán las reuniones y qué orden del día seguirá cada una de ellas de forma específica.
Utilizar preguntas abiertas en la conversación: tales como: ¿en qué parte del trabajo crees que tienes margen de mejora? ¿cuál es tu objetivo en esta empresa? ¿Qué crees que puede hacer la empresa para que puedas mejorar en tu trabajo?
Acordar las propuestas de avance: ya que es importante que los objetivos a conseguir sean consensuados y no decididos de forma unilateral.
Dejar un espacio de expresión libre y confiada: donde el empleado pueda expresar sentimientos, necesidades, dudas, miedos o frustraciones.
Marcar la siguiente fecha de evaluación y seguimiento: agendar la siguiente reunión será clave para que tanto el empleado como el responsable puedan ponerse manos a la obra con los aspectos tratados en la reunión.

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